Анализ календаря: как провести аудит своего времени и продуктивности

Часто говорят, что в сутках не хватает времени, и может показаться, что минуты пролетают незаметно, несмотря на ваши лучшие намерения. Обнадеживающей новостью является то, что у всех одинаковые 24 часа! Но от качественного управления временем (или его отсутствия) зависит то, сколько из этого ограниченного времени будет действительно направлено на достижение ваших целей и приоритетов.

Если вы обнаружили, что к концу дня, недели или месяца не успеваете выполнить запланированные задачи или не находите времени на приоритетные привычки, которые вам важны — читайте дальше. Календарный аудит времени — это процесс отслеживания того, на что вы тратите свое время, и анализ того, как вы можете лучше согласовать свои часы с вашими истинными приоритетами. Аудит дает вам количественное представление о том, где ваше время работает на достижение ваших главных целей, а где оно может быть распределено неправильно.

В сутках может быть всего несколько часов, но регулярный аудит календаря поможет вам максимально эффективно использовать имеющееся время, точно показывая, на что уходят минуты.

Почему вы должны проверять свой календарь? 

Проблема нерегулируемого управления временем заключается в том, что, несмотря на мотивацию, списки дел и «занятость», график без структуры и планирования в конечном итоге приводит к напрасной трате времени и большему стрессу.

Исследования продуктивности показывают, что большинству профессионалов необходимо пересмотреть свой подход к планированию времени, а регулярный аудит календаря является эффективной практикой, помогающей максимально эффективно использовать ограниченное время. 59% американцев заявили, что им крайне сложно сбалансировать свое рабочее и личное расписание, что неудивительно, учитывая, что среднестатистический человек сообщает о таких проблемах с управлением временем:

  • тратит впустую 40% рабочего дня из-за отсутствия организации
  • Одновременно выполняет не менее 150 различных задач
  • недооценивает продолжительность выполнения задачи на 50% 
  • Никогда не выполняет 41% своих дел**.
  • Прерывается каждые 3 минуты и 5 секунд

Переключение между задачами, частая проверка входящих сообщений, отвлечение на незапланированные звонки — вот лишь несколько распространенных примеров того, где вы теряете время каждый день. Аудит вашего календаря может показать, на что именно уходит ваше время, и помочь вам разработать более эффективную структуру планирования, чтобы максимизировать производительность, защищая свои приоритеты. 

Вот основные преимущества аудита календаря: 

  • Исключение непродуктивных встреч
  • Минимизация ежедневных отвлекающих факторов 
  • Выделить время для работы, на которой вы сосредоточены с головой
  • Повышение подотчетности на независимом и командном уровне
  • Защитите время для личных приоритетов
  • Лучше планировать свою рабочую неделю

Внедрение этих преимуществ в вашу собственную жизнь может повысить производительность и улучшить баланс между работой и личной жизнью, но также требует от вас внимательного взгляда на ваш календарь и приоритеты. Вы можете быть удивлены, обнаружив, что ваше расписание не настолько согласовано с вашим графиком, как вы думаете.

Что следует проанализировать в ходе аудита времени?

Бесчисленные встречи, бесконечный список задач и попытки вписать в него ежедневные здоровые привычки, такие как простой обед, могут быть непосильными, особенно к концу недели, когда вы понимаете, что снова не выполнили свой план. Легко проснуться и намереваться провести продуктивный день, но самое сложное — придерживаться этого плана в течение непредсказуемого рабочего дня. Четкий обзор того, на что именно было потрачено ваше время каждую неделю, позволяет вам упреждающе перераспределять это время в соответствии с вашими приоритетами. 

Давайте рассмотрим некоторые критические области, которые следует изучить в ходе аудита календарного времени.

Время на совещаниях

Вероятно, вы нашли эту статью после очередного мучительного совещания, которое оказалось пустой тратой времени. Совещания — определенно одна из самых важных вещей, которые необходимо контролировать в своем календаре, поскольку они имеют свойство вкрадываться в ваш график и превращаться в повторяющиеся обязательства, которые отнимают время у ваших приоритетов. Прежде чем вы потратите время на очередную неделю бессмысленных встреч, вот вопросы, которые вы должны задать себе при проверке встреч в вашем календаре:

  1. Сколько встреч вы посещаете каждую неделю?
  2. Какие встречи НЕ соответствуют вашим приоритетам?
  3. Какие встречи не имеют четких целей или повестки дня?
  4. Какие встречи повторяются или повторяются — должны ли они быть таковыми?
  5. Какие типы встреч есть в вашем календаре — встречи 1:1, командные встречи, встречи по статусу?
  6. Как часто эти встречи переносятся или отменяются?

Время на выполнение задач

Многие люди считают, что календарь — это просто место для записи встреч и событий, но почему выделение времени для работы над высокоприоритетной задачей должно быть менее важным? Развивающийся список задач требует постоянного управления, и лучший способ убедиться, что вы действительно сможете найти время для важного, — это интегрировать список задач с календарем. И, как вам хорошо известно, каждая задача требует уникального подхода и времени для выполнения. Проверяя свой календарь во время аудита, обратите внимание на то, требует ли задача мелкой работы или глубокой, было ли ваше время, потраченное на эту задачу, продуктивным или непродуктивным, и организованы ли ваши приоритетные задачи в соответствии с вашими краткосрочными и долгосрочными целями.

Вот вопросы, которые следует задать себе об организации задач в ходе аудита календаря:

  1. Сколько задач у вас запланировано на эту неделю или спринт-цикл?
  2. Сколько времени вам нужно для работы над каждой задачей?
  3. Каковы сроки выполнения каждой задачи?
  4. Какие задачи являются высокоприоритетными, среднеприоритетными или низкоприоритетными?
  5. Сколько времени у вас фактически есть для работы над задачами на этой неделе?
  6. Как часто ваше время на выполнение задач прерывается из-за электронной почты, Slack или многозадачности?

Время на выполнение рабочих задач

Как и в случае с большим списком дел, важно проанализировать повторяющиеся задачи, или рабочие процедуры, для которых вам необходимо регулярно выделять время. В условиях непредсказуемости сменяющих друг друга дел может быть еще сложнее найти время в своем графике для текущих рабочих процедур, таких как заполнение электронной почты, рассмотрение заявок, еженедельные отчеты о состоянии дел, ежемесячные отчеты или планирование проектов. Проведите аудит календаря и посмотрите, как они вписываются в ваше расписание:

  1. Каковы ваши ежедневные, еженедельные, ежемесячные, ежеквартальные или ежегодные рабочие процедуры?
  2. Выделяете ли вы в своем календаре время для повторяющихся рабочих процедур?
  3. Как часто вы вынуждены отменять или переносить время для своих рабочих дел?
  4. Меняется ли ваша способность находить время для выполнения рутинных дел от недели к неделе?
  5. Есть ли еще какие-либо повторяющиеся рабочие дела, на которые вам следует выделить время?

Время на здоровье и самочувствие

Соблюдение баланса между работой и личной жизнью имеет решающее значение для вашего психического здоровья, счастья и продуктивности. Однако при планировании рабочей недели слишком часто упускается из виду ежедневное выделение времени на обед, прогулку или даже короткие перерывы на отдых после совещаний. Размышление о своих целях в области здоровья и благополучия во время аудита времени позволит вам увидеть, где вы можете (и должны) расставить приоритеты. Вот вопросы, которые вы должны задать себе, оценивая время, которое вы выделяете на здоровье и хорошее самочувствие:

  1. Находите ли вы время, чтобы каждый день завтракать, обедать и ужинать?
  2. Находите ли вы время для физических упражнений в течение недели?
  3. Даете ли вы себе регулярные перерывы в течение дня?
  4. Напоминаете ли вы себе о необходимости встать или дать глазам отдохнуть от экрана?
  5. Находите ли вы время для отдыха или медитации в течение недели?

Время на личную жизнь

Последний, но не менее важный — на самом деле, бесспорно, самый важный — аспект, который необходимо проанализировать в ходе аудита календаря, — это то, насколько правильно вы расставляете приоритеты в отношении личного времени для себя и своей семьи. Ваша профессиональная жизнь занимает значительную часть вашей недели, но уделяется ли столько же внимания вашим личным целям? В ходе проверки вы можете обнаружить, что, несмотря на то, что вы каждый день возвращаетесь домой перед семейным ужином, вы снова погружаетесь в работу, по крайней мере, три вечера в неделю, пропуская укладывание детей спать. Или, может быть, вы одна из сотен тысяч семей, которые отменили отпуск из-за пандемии, но не смогли определить приоритеты для альтернативной (и безопасной) поездки.

Вот вопросы, которые следует задать себе по поводу ваших личных и семейных целей в ходе аудита календаря:

  1. Сколько времени вы проводите с семьей каждый день или каждую неделю?
  2. Сколько дней в году вы проводите в отпуске?
  3. Сколько дней вы болели за последний год? (Не дайте себя загнать в угол!).
  4. Создаете ли вы барьеры в своем профессиональном календаре, чтобы защитить свое личное время от работы?
  5. Как часто вы чувствуете себя вымотанным к концу недели? 
  6. Сколько часов в неделю вы тратите на личные дела или хобби? 

Как подготовиться к успешному аудиту календаря

Прежде всего, сделайте приоритетным планирование всех ежедневных дел и повторяющихся процедур в своем календаре — как личном, так и рабочем. Распределяя свои действия по времени, вы накапливаете ценные данные, которые дадут вам большое понимание в ходе аудита календаря и позволят легко представить, на что уходит ваше время каждую неделю. Отсюда вы можете начать анализировать, насколько ваше фактическое распределение времени соответствует вашим личным и профессиональным целям.

Цель состоит в том, чтобы собрать как можно больше информации о вашем текущем управлении временем, чтобы определить области, в которых вы хотите совершенствоваться. Отслеживание даже таких мелочей, как время, потраченное на проверку входящих сообщений, догонку в Slack или просмотр списка задач, может показать вам, тратите ли вы больше времени в день на занятость или добиваетесь прогресса в решении своих реальных приоритетных задач. Синхронизация рабочего и личного календарей — еще один отличный способ оптимизировать аудит, чтобы вы могли проанализировать оба календаря вместе и начать защищать свой рабочий календарь от посягательств на личную жизнь.

Как и у любого человека с плотным календарем, все ваши графики и приоритеты постоянно меняются, поэтому важно постоянно анализировать свое время — желательно, не давая себе лишней работы! Именно здесь вы можете воспользоваться бесплатными инструментами аудита календаря, такими как Reclaim.ai, чтобы автоматически отчитываться о времени, которое вы потратили на встречи, задачи, рутину и даже личное время.

Как провести аудит календарного времени

Итак, теперь, когда вы знаете, что нужно анализировать, давайте пошагово разберем, как провести успешный аудит календаря:

1. Отслеживайте свое время

Отслеживайте, куда именно уходит ваше время каждый день, блокируя задачи в календаре, чтобы увидеть, на что тратится (и куда не тратится) ваше время. Сюда входит время на сосредоточение на глубоких рабочих задачах, мелкая работа, например, ответы на электронные письма или составление списка задач, перерывы, обед, сон, даже подготовка к работе (вы можете обнаружить, что у вас есть дополнительные 30 минут в день без офисной подготовки, которую вы делали раньше)! Вы можете либо записывать эти действия по мере их выполнения, либо активно планировать свой день, выделяя временные блоки для тех дел, которые вы хотите сделать. Чем больше информации, тем точнее будет анализ вашего календаря. Цветовое кодирование личных и рабочих обязательств может быть полезным для поддержания упорядоченности вашего календаря по мере добавления новых событий. 

2. Проанализируйте свои данные

Проанализируйте свою неделю и разделите события на подкатегории (встречи, задачи, личное время и т.д.), чтобы понять, на что именно вы потратили свое время:

  • Анализируя встречи — сколько времени вы провели на встречах 1:1, сколько на проектных встречах, сколько на командных встречах? Насколько ценными они были по своим целям? Возможно, излишние еженедельные встречи можно объединить в меньшее количество более организованных заседаний. 
  • Хватило ли у вас времени на выполнение первоочередных задач? На что у вас не хватило времени? Подумайте, как выглядит ваш список приоритетных и срочных задач. 
  • Сколько дней в неделю вы выделили на обед, спортзал, другие личные цели, связанные со здоровьем? Критически оцените, насколько агрессивно вы хотите защищать каждую из своих личных привычек, чтобы они не были вытеснены другими обязательствами.

Эти данные могут дать вам полезный обзор того, на что уходит большая часть вашего времени. Узнайте, насколько активно вы планируете свой календарь, ориентируясь на первоочередные цели, или реактивно, позволяя неожиданным ежедневным запросам на ваше время постоянно нарушать ваши планы. 

3. Определите приоритетность своих целей

Теперь, когда вы знаете, куда уходит ваше время, насколько хорошо ваше текущее расписание отражает то, что для вас наиболее важно? Четко определите свои цели и расположите их в порядке приоритетности от повседневных привычек до долгосрочных проектов — так вы сможете начать правильно распределять свое время для достижения этих целей.

  • Составьте список своих рабочих приоритетов — как выглядят сроки выполнения ваших будущих проектов? Чего вы хотите достичь в ближайшие 30, 60, 90 дней? 
  • Составьте список личных целей — какие ежедневные привычки помогут вам достичь желаемого результата через год, через пять лет, через десять лет? Какие цели в семье/отношениях вы хотите сделать приоритетными?

Конечно, расписание непредсказуемо, и гибкость очень важна. Именно поэтому включение в календарь приоритетов и временных защит так важно, когда речь идет о том, чтобы максимально эффективно использовать свое время. 

4. Скорректируйте свое расписание

После проведенного анализа настало время составить расписание, которое защищает время для того, что имеет наибольшее значение, и в то же время позволяет гибко реагировать на непредвиденные ежедневные события.

Несколько изменений в тайм-менеджменте, которые можно внести в свой календарь, могут быть следующими:

  • Добавление 2-3 30-минутных блоков времени в день, чтобы успеть просмотреть электронную почту и уведомления.
  • Выделение 30-60 минут по понедельникам для составления еженедельного плана действий.
  • Интеграция платформы управления проектами или списка задач с календарем. 
  • Планирование дней «без встреч» каждую неделю.
  • Синхронизация рабочего и личного календарей для защиты личных приоритетов.
  • Выделение времени на важные для вас привычки, такие как медитация, прогулка или обед.

Вести постоянный аудит времени вручную может быть непросто — особенно с уже заполненным календарем, который, вероятно, привел вас к этому посту! Интеграция интеллектуальных инструментов, таких как Reclaim.ai, с вашим календарем может быть невероятно полезной при разработке системы, которая соответствует вашему меняющемуся расписанию и приоритетам, без дополнительного стресса.

Максимальное повышение производительности

Оптимизация вашей производительности означает, что нужно быть проактивным и защищать свой самый ценный ресурс — ваше время. Онлайн-календари стали неотъемлемой частью жизни многих людей, но они не всегда работают на вас, предлагая статистические данные или внедряя лучшую систему управления временем. При использовании интеллектуального календаря автоматические еженедельные отчеты о состоянии дел делают последовательный аудит времени легким, так что вы можете оставаться на вершине своего календаря круглый год и сосредоточиться на защите своего времени для того, что имеет наибольшее значение.

Проводя регулярный аудит и составляя расписание, которое поможет вам свести к минимуму отвлекающие факторы, сделать больше дел и защитить важные привычки, вы сможете вернуть себе время и добиться максимальной продуктивности — даже если в сутках всего 24 часа.

Оставьте комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *